Klachtenprocedure opleidingen Saiga.

Het is niet altijd nodig om een officiële klacht in te dienen. Een gesprek met de persoon die direct bij de klacht is betrokken, kan al veel oplossen. De directie van de school kan hierbij bemiddelen. Gaat de klacht over de directie, dan kunt u zich wenden tot het bevoegd gezag (het stichtingsbestuur).
Mocht dit geen oplossing bieden, dan kun je een officiële klacht indienen bij de klachtencommissie. De Saiga en haar opleidingen, cursussen heeft een dergelijke commissie.

Dit document vermeldt op welke wijze je een klacht kunt indienen. Bovendien wordt aangegeven hoe de procedure verloopt en welke reactietermijnen er zijn. Ook kun je bij de vertrouwenspersoon van de school (mentoren en decaan) informeren naar het verloop van de klachtenprocedure.

Dit document betreft de klachtenprocedure Saiga betreffende alle opleidingen, trainingen en cursussen:

Klachten over tentamens en examens worden apart geregeld in het examenreglement van de betreffende opleiding. In dit document tref je een beknopte weergave van deze klachtenregeling.

Waarom eerst praten?

De betrokken docent, medewerker of afdelingsmanager heeft er recht op om te weten dat je niet tevreden bent. Je klacht geeft de mogelijkheid om verbeteringen aan te brengen. In veel gevallen blijkt een misverstand de oorzaak van een klacht.

Hoe pak je het gesprek aan?

  • Reageer zo snel mogelijk. Hoe langer je wacht, hoe moeilijker het vaak wordt. Alleen wanneer je erg geëmotioneerd bent, kun je de zaak beter een paar dagen laten bezinken.
  • Maak een afspraak met de betrokkene om over de klacht te praten. Geef daarbij aan waarover je wilt praten. De betrokkene kan zich dan op het gesprek voorbereiden.
  • Schrijf van tevoren voor jezelf op waarover je wilt praten.
  • Bedenk van tevoren wat je wilt bereiken. Wil je excuses, wil je weten wat er precies is gebeurd of wil je een bepaalde actie.
  • Probeer het gesprek zo zakelijk mogelijk te houden. Als je boos of emotioneel wordt kan dit felle reacties oproepen bij betrokkene. Je kunt wel laten weten welke gevoelens de klacht bij je heeft opgeroepen.
  • Stel niet te veel zaken aan de orde. Bespreek wat je werkelijk van belang vindt.
  • Ben je bang voor een negatieve reactie van betrokkene? Wil je niet dat hij/zij je voortaan benadert als de klagende student? Zeg dit dan tegen hem/haar.
  • Neem iemand mee ter ondersteuning als je daar behoefte aan hebt. Laat dit wel van tevoren aan betrokkene weten, zodat deze zich niet overvallen voelt.
  • Wees bereid om samen tot een oplossing te komen. Als je een gesprek aangaat, geef je daarmee aan dat je openstaat voor de mening van de ander.
  • Geef betrokkene de kans om zaken te herstellen.
  • Behandel betrokkene met respect. Jij verwacht dat ook van de ander.

Wat mag je van de betrokken docent/medewerker/manager verwachten?

Van de betrokkene mag je verwachten dat hij/zij:

  • op korte termijn op je vraag of klacht ingaat;
  • een gesprek met je aangaat;
  • de tijd voor je neemt;
  • zich goed op het gesprek voorbereidt;
  • serieus op je vraag of klacht ingaat;
  • je opening van zaken geeft;
  • de klacht erkent wanneer deze redelijk is;
  • ernaar streeft om de situatie te verbeteren.

Het indienen van een klacht bij de Klachtencommissie Deelnemers

Als je niet kiest voor een gesprek met betrokkene of als het gesprek niet de gewenste uitkomst had, kun je een officiële klacht indienen. Als je dat doet, is het raadzaam eventuele andere acties stop te zetten. De klacht dien je schriftelijk in bij de Klachtencommissie Saiga.
In je brief vermeld je in ieder geval:

  • je naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres;
  • opleiding;
  • de datum waarop je de brief schrijft;
  • een korte en duidelijke omschrijving van de klacht en over wie of wat de klacht gaat;
  • wat je van de Klachtencommissie verwacht;
  • je handtekening.

Op de linkerbovenhoek van de envelop vermelden: ‘Klacht’.
De klacht moet duidelijk leesbaar zijn! Klachten die niet binnen een half jaar na het voorval zijn ingediend, komen niet in aanmerking voor behandeling, uitzonderingen daargelaten. Nadat je klacht is ontvangen door de commissie, krijg je binnen twee weken een ontvangstbevestiging en een beschrijving van de verdere procedure.

Klachtenreglement

Artikel 1 Begrippen klachtenreglement

Deelnemer
Ieder die geldig deelneemt of heeft deelgenomen aan een cursus, training, opleiding of traject welke geregistreerd staat als geaccrediteerde opleiding op onze website.

Klachtencommissie
De klachtencommissie van de Saiga (Stichting Academie voor Integrale Geneeswijzen Amsterdam), inzake opleidingen, cursussen, trainingen.

Docent, trainer
De persoon die in opdracht van de Saiga de lessen van de opleiding, cursus of training uitvoert.

Klacht
Iedere schriftelijke uiting van onvrede over een cursus, training, opleiding  gericht aan de klachtencommissie met het verzoek om een onderzoek in te stellen en een oordeel te vellen.

Klager
Degene die een schriftelijke klacht bij de Klachtencommissie heeft ingediend.

Artikel 2 Ontvankelijkheid klacht

  1. De deelnemer kan gedurende de opleiding, cursus of training een schriftelijke klacht over de uitvoering van de opleiding, cursus, of training, indienen bij de Klachtencommissie. Voor postacademische cursussen geldt een termijn van maximaal twee maanden na afloop van de cursus.
  2. De Klachtencommissie kan beslissen dat een klacht die pas wordt ingediend na de in het eerste lid genoemde termijn, toch in behandeling wordt genomen, indien, naar het oordeel van de commissie, van de klager redelijkerwijs niet kon worden gevraagd dat hij zijn klacht eerder indiende.
  3. Klachten worden altijd vertrouwelijk behandeld.
  4. De geregistreerde klachten worden voor een periode van 3 jaar bewaard.

Artikel 3 Samenstelling van de Klachtencommissie

De Klachtencommissie bestaat in eerste instantie uit het dagelijks bestuur van de Saiga, een hoofddocent van de betreffende opleiding van KTNO en tenminste 1 onafhankelijke derde. Zij onderzoeken de klacht die is ingediend volgens de in artikel 5 beschreven klachtprocedure. Leden van de commissie kunnen enkel vervangen worden voor andere onafhankelijke personen, aangewezen door het stichtingsbestuur van de Saiga.

Artikel 4 Taak van de Klachtencommissie

De Klachtencommissie heeft de taak om de bij haar ingediende klachten te onderzoeken en daarover een oordeel te geven. Dit oordeel heeft de vorm van een advies aan de betrokkenen.

Artikel 5 Klachtprocedure

  1. Nadat de klacht is ingediend krijgt de klager binnen 5 werkdagen een bericht dat zijn klacht bij de Saiga is ontvangen.
  2. De Klachtencommissie onderzoekt de ontvankelijkheid van de klacht. Is de klacht niet ontvankelijk, dan laat hij dit schriftelijk en inhoudelijk onderbouwd aan de klager weten.
  3. Is de klacht wel ontvankelijk, dan zal de betrokkene van de betreffende opleiding, cursus of training verzocht worden een schriftelijke reactie op deze klacht geven.
  4. De Klachtencommissie zendt een afschrift daarvan naar de klager.
  5. Is het naar het oordeel van de Klachtencommissie niet mogelijk op basis van de klacht en de reactie van de betrokken opleider zich een oordeel te vormen, dan hoort de Klachtencommissie de klager en de betrokken opleider, al dan niet, in elkaars aanwezigheid.
  6. Indien bovenstaande niet leidt tot een voor beide partijen geschikte oplossing, is er beroepsmogelijkheid bij het stichtingsbestuur.

Artikel 6 Het oordeel van de Klachtencommissie en beroepsmogelijkheid

  1. De Klachtencommissie komt binnen acht weken na ontvangst van de klacht tot haar oordeel.
  2. De Klachtencommissie zendt een afschrift van haar oordeel naar de klager.
  3. Verlenging van de in lid 1 genoemde termijn is mogelijk met twee periodes van maximaal vier weken.
  4. Indien de verlenging noodzakelijk is, maakt de Klachtencommissie deze verlenging aan de klager bekend.
  5. Het oordeel van het eerder genoemde stichtingsbestuur (artikel 5.6) is bindend en eventuele consequenties worden zo snel mogelijk afgehandeld.

Examencommissie

Klachten over examens en tentamens kunnen worden ingediend bij de examencommissie van de betreffende opleiding. Als je niet tevreden bent ga je in tweede instantie bij het college van beroep voor de examens van de instelling.

  1. De examencommissie is de beroepsinstantie inzake beslissingen genomen onder gebruikelijk voorbehoud van het examenreglement (OER).
  2. Een bezwaar tegen een beslissing die ten aanzien van een kandidaat door de examencommissie is genomen, kan de kandidaat binnen een termijn van 21 dagen nadat de beslissing te zijner kennis is gebracht, gemotiveerd en schriftelijk bij de examencommissie indienen, en een kopie hiervan naar de school.
  3. De voorzitter van de examencommissie onderzoekt de klacht en handelt, in overleg met de leden van de examencommissie, naar bevinding. De voorzitter deelt de kandidaat de beslissing uiterlijk 14 dagen na kennisname van het beroep schriftelijk, voorzien van argumenten, mede.
  4. Tegen de beslissing van de voorzitter van de examencommissie kan de kandidaat binnen 7 dagen in beroep gaan bij het bevoegd gezag. Dit beroep dient schriftelijk en per aangetekende post te worden ingediend bij de voorzitter van het stichtingsbestuur onder vermelding van argumenten leidend tot dit beroep.
  5. Het bestuur onderzoekt of de argumenten aangevoerd door de kandidaat aanleiding geven tot herziening van het oordeel van de voorzitter van de examencommissie. Het bestuur deelt haar beslissing binnen 14 dagen schriftelijk mede aan de kandidaat en aan de voorzitter van de examencommissie. Deze beslissing is niet voor verder beroep vatbaar.

Slotartikelen examenreglement

9.1 Over de tentamen- en examenresultaten wordt niet met de kandidaten gecorrespondeerd, noch door de directie, noch door de examencommissie.
9.2 Het tentamenwerk wordt door de opleiding ten minste gedurende twaalf maanden bewaard; het examenwerk wordt tenminste gedurende vijf jaar bewaard.
9.3 Een volledig stel examenopgaven met de daarbij behorende beoordelingsnormen en van iedere kandidaat een lijst met behaalde eindcijfers evenals de uitslag van het eindexamen blijven in het archief van de Saiga bewaard gedurende een periode van vijf jaar.

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de voorzitter van de examencommissie